Norbert Friedrich

Norbert Friedrich, Inhaber und Geschäftsführer der Firma planbegrün in Wetter südlich von Dortmund, hat sich viel vorgenommen für das Jahr 2021. Er möchte es schaffen, alle Abläufe im Büro seines Garten- und Landschaftsbaubetriebes komplett digital abzubilden. Der ideale Partner an seiner Seite ist KS21 Software und Beratung aus Sankt Augustin bei Bonn. Das Unternehmen begleitet Norbert Friedrich nicht nur mit der Branchensoftware GaLaOffice 360°, sondern überzeugt ihn vor allem mit der App GaLaMobil.

Norbert Friedrich, Geschäftsführer planbegrün

Herr Friedrich, welche Gründe gab es dafür, dass Sie sich im April 2018 für eine Zusammenarbeit mit KS21 entschieden und seitdem die Branchensoftware GaLaOffice 360° nutzen?

Ich habe jahrelang eine andere Branchensoftware verwendet, bevor ich zu KS21 wechselte. Eigentlich war ich zufrieden mit dem bisherigen Programm, doch dann kam ein Update auf eine neue Version und die Datenübernahme hat überhaupt nicht funktioniert. Mein alter Anbieter hat das nicht in den Griff bekommen und nach einiger Zeit und zahlreichen Telefonaten habe ich frustriert wieder zur alten Version gewechselt. Mir war klar, dass dieser Zustand keine Dauerlösung sein kann.

Für welche Arbeitgeber ist Ihr Unternehmen tätig und welche Tätigkeitsfelder decken Sie ab?

Wir arbeiten zu 60 Prozent für private Auftraggeber und betreuen zu 40 Prozent Kunden aus dem gewerblichen Bereich. Die meisten der Baustellen befinden sich in einem Radius von 50 Kilometern rund um unseren Unternehmenssitz. Ausgeführt werden zu 75 Prozent Umbaumaßnahmen, gefolgt von 15 Prozent Neubaustellen und zehn Prozent Pflegearbeiten.

Wie wurden Sie auf K21 aufmerksam und was hat Sie besonders überzeugt?

Ich erhielt eine Werbeaussendung aus Sank Augustin. Der so genannte Wechsel-Prospekt ist sehr gut aufgemacht und hat sofort meine wichtigsten Fragen beantwortet. Mein Interesse war geweckt. So rief ich bei KS21 an und hatte kurz danach eine Präsentation hier bei mir vor Ort. Ich fand die Handhabung, die Funktionalitäten und die umfassenden Möglichkeiten von GaLaOffice 360° von Beginn an sehr gut. So richtig überzeugt hat mich jedoch vor allem, dass ich mit der App GaLaMobil endlich alle Tagesberichte digital erfassen lassen kann. GaLaMobil ist in meinem Unternehmen planbegrün heute auf insgesamt sieben mobilen Endgeräten installiert. Das heißt, jede der Kolonnen hat ihr eigenes Tablet und arbeitet auch intensiv damit. Hinzu kommen die persönlichen Tablets von mir und meinem Sohn.

Die App GaLaMobil wird in Ihrem Unternehmen intensiv genutzt. Welche Eigenschaften sprechen Sie dieser Anwendung zu?

Mit GaLaMobil kann ich die Vorteile meiner Branchensoftware GaLaOffice 360° jederzeit und überall nutzen. Auch von unterwegs greife ich auf alle wichtigen Daten zu. Dank modularem Aufbau habe ich die App an meine Betriebsstruktur und an unsere Nutzerbedürfnisse optimal angepasst. Bei Interessenten-, Kunden- und Baustellenbesuchen ist GaLaMobil für mich eine echte Unterstützung, die ich nicht mehr missen möchte. Ich habe sozusagen das gesamte Büro dabei. Direkt vor Ort kann ich Adressen aufrufen, ändern und sogar neue Kontakte anlegen. Das gilt auch für Gesprächsnotizen. Weiterhin habe ich Einsicht in die gesamte digitale Dokumentenablage mit Schriftverkehr, Plänen sowie Fotos und kann zudem auf Projekte und Leistungsverzeichnisse mit Langtext-Beschreibung und Kalkulationsansätzen zugreifen.

Bereits von unterwegs legen Sie komplett neue Leistungsverzeichnisse an. Ist das praktikabel?

Ja, bei mir funktioniert das prima. Nach dem Gespräch mit einem potentiellen Kunden vor Ort setze ich mich ins Auto, nehme mein Tablet zur Hand und starte mit der Eingabe von Adresse, Projekt und Leistungsverzeichnis. Ich beginne, Bereiche und Positionen anzulegen und kann dabei auf mein firmeninternes Leistungsbuch mit rund 2.000 Positionen zurückgreifen. Weil mir das Gespräch mit dem Interessenten noch gut im Kopf ist, füge ich gleich die Massen hinzu. Meine Erfahrung zeigt mir, dass es richtig ist, dass ich meine Leistungsverzeichnisse unterwegs zu 95 Prozent fertig stelle. Später im Büro erfolgt nur noch der Feinschliff und die Angebote können schnell versandt werden. Dieser straffe Ablauf wirkt sich günstig auf die Auftragsvergabe aus, ich habe eine hohe Erfolgsquote.

Nicht nur Sie und Ihr Sohn, sondern alle Kolonnen nutzen GaLaMobil. Ihre fünf Arbeitsgruppen haben ihr eigenen Tablet. Wie werden diese vor Ort auf der Baustelle eingesetzt?

Meine Mitarbeiter erfassen alle Tagesberichte komplett digital. Ebenso Lieferscheine und andere Dokumente, die vor Ort fotografiert und dann automatisch dem korrekten Bauvorhaben zugeordnet werden. Zu Beginn, als die elektronische Erfassung mit GaLaMobil eingeführt wurde, war die Skepsis und der Wunsch, an vorangegangenen Arbeitsweisen festzuhalten, groß. Doch ich habe mich durchgesetzt und den Prozess zudem intensiv begleitet. Heute besteht bei allen Kolonnenführern ein großes Interesse daran, die Möglichkeiten der App zu durchdringen und diese dann auch zu nutzen. Er ist das erklärte Ziel, dass in naher Zukunft jegliche Kommunikation zwischen den Büromitarbeitenden und den Kollegen auf der Baustelle auf elektronischem Weg erfolgt. Die Zettelwirtschaft, wie ich den Informationsaustausch auf Papier nenne, soll damit der Vergangenheit angehören.

Die Digitalisierung Ihres Betriebs bringt messbare Vorteile. Können Sie ein Beispiel nennen?

Für das Jahr 2020 habe ich eine Übersicht erstellt und ermittelt, dass wir bei planbegrün Dank der Nutzung elektronischer Anwendungen rund 700 Euro Kosten für Papier, Ordner, Druckerwartung und Druckertoner eingespart haben. Auch das zeigt mir, dass ich auf dem richtigen Weg bin.