Seit wann nutzen Sie Branchensoftware?
Wir haben uns sehr früh dafür entschieden, in unserem GaLaBau-Betrieb Büchner Gartendesign Branchensoftware zu nutzen. Bereits 1992 schafften wir uns das erste entsprechende Programm an.
Wann haben Sie zum ersten Mal darüber nachgedacht, die Branchensoftware zu wechseln?
Schon über einen längeren Zeitraum waren wir mit unserem Anbieter von Branchensoftware unzufrieden. Wir wollten ein moderneres Programm haben, welches bedienerfreundlicher ist und sich mehr den Windows-Anwendungen anpasst. Das Projekt des Softwarewechsels richtig vorangetrieben hat allerdings mein Bauleiter Eberhard Köpper. Denn er ist im Tagesgeschäft aktiv und braucht als Führungskraft ein Programm, welches ihn tatsächlich entlastet. Erste Initiativen zu einem Wechsel haben wir im September 2010 unternommen.
Wie haben Sie sich informiert, welches Programm das Beste für Ihre Firma sein könnte?
Geschäftsführung und Vertriebsmitarbeiter von KS21 kenne ich bereits seit einigen Jahren. Sowohl von Veranstaltungen des Fachverbandes GaLaBau Hessen-Thüringen, zu denen wir als Verbandsmitglied eingeladen waren, als auch von wichtigen Messen in der grünen Branche. Auf der letzten GaLaBau im Herbst 2010 Nürnberg gab es dann die ersten intensiven Gespräche. Mir hat schon immer die offene und in fachlichen Dingen verbindliche Art von KS21 gefallen.
Konnten Sie genau definieren, welche Ansprüche Sie an ein neues Programm haben?
Mit unserem Anforderungskatalog hat sich vor allem Eberhard Köpper befasst, der am meisten mit der Branchensoftware arbeitet. Definitiv wichtig war und ist ihm, dass wir eine moderne Programmlösung haben. Das bedeutet für uns, dass wir regelmäßig mit Updates versorgt werden müssen, die uns auf dem aktuellen Stand der Technik halten. Zudem muss die Software eine Integration von Microsoftprodukten wie Word, Excel und Outlook aufweisen.
Welche Gründe sprachen aus Ihrer Sicht für KS21?
Wir waren auf der Suche nach einem IT-Partner, der sich voll und ganz auf den GaLaBau konzentriert. Das ist bei KS21 gegeben. Wichtig ebenfalls, dass wir mit einem kompetenten Anbieter kooperieren wollten. Ich weiß, dass es bei KS21 Fachleute für Entwicklung, Anwendungsberatung, technische Fragen, CAD-Betreuung und Vermessung gibt. Somit für jeden Bereich Spezialisten vorhanden sind, die uns qualifiziert weiterhelfen können. Gefallen hat mir, dass man mit GaLaOffice 360° Angebote mit einem Knopfdruck per E-Mail mit Firmenlogo und Einbindung von Pflanzenbildern versenden kann. Zudem wollten wir erstmalig ein Zeichenprogramm in unser Büro integrieren, mit Vectorworks habe ich schon lange geliebäugelt. Die Software GaLaOffice 360° hat eine prima Anbindung an Vectorworks, so ist die Massen- und Mengenübernahme aus der Zeichnung ohne Probleme möglich. Weiterhin ist GaLaOffice 360° modular aufgebaut und kann somit mit unserem Betrieb mitwachsen, das hat uns von Beginn an gefallen.
Welche Rolle spielte der Preis der Software bei Ihrer Entscheidung?
Natürlich muss der Preis in einem gesunden Verhältnis zur angebotenen Leistung stehen. Das finden wir bei KS21, der Branchensoftware GaLaOffice 360° und den zusätzlichen Dienstleitungen gegeben. Wichtig war uns die Frage, ob man sich mit dem zukünftigen IT-Anbieter eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit vorstellen kann. Und die kann ich für mich mit einem klaren und ehrlichen Ja beantworten.
Wann fand die Softwareumstellung statt?
Die Umstellung auf GaLaOffice 360° fand im April 2011 statt. Sie war so gut durch KS21 und in Kooperation mit uns vorbereitet, dass wir von einem auf den anderen Tag mit dem neuen Programm arbeiten konnten. Deshalb ist es meiner Meinung nach nicht zwingend notwendig, eine Softwareumstellung auf die arbeitsschwächere GaLaBau-Zeit im Winter zu terminieren. Direkt nach der Umstellung wurden die Büromitarbeiter von einem KS21-Trainer im Programm geschult. Erfolge waren schnell zu erkennen, da die GaLaOffice 360°-Benutzeroberfläche eine Verwandtschaft zu Windows Office Produkten aufweist. Zudem konnte an allen laufenden Projekten sofort weiter gearbeitet werden, da alle wichtigen Daten vorhanden waren.
Das heißt, alle Ihre Daten konnten ohne Probleme übernommen werden?
Ja richtig, und das war uns auch sehr wichtig und ein bedeutendes Kriterium, warum wir uns für KS21 entschieden haben. Alle relevanten Daten wurden in das neue Programm GaLaOffice 360° übertragen, ohne Verluste oder falschen Zuordnungen. Stammdaten von Kunden und Lieferanten, Unterlagen vom Personal, Projektinhalte und Leistungsverzeichnisse, alle Inhalte standen sofort wieder zur Verfügung.
War es in diesem Zusammenhang auch möglich, Datensätze zu bereinigen?
Tatsächlich war das in unserem Fall eine Besonderheit bei der Softwareumstellung. Gemeinsam mit KS21 haben wir uns die Zeit genommen, Adressdubletten, veraltete Adressen, unnötige Projekte und allen möglichen Datenmüll, der in den Jahren angefallen ist, zu bereinigen. Ein Programmwechsel ist ein idealer Zeitpunkt für eine solche Aufräumaktion.
Wie lange benötigten Ihre Mitarbeiter und Sie, mit dem neuen Programm zurechtzukommen?
Das ging sehr schnell. Zum einen, weil alle wichtigen Daten unseres Betriebes sofort nach der Umstellung vorhanden waren. Zum anderen, weil die Benutzeroberfläche von GaLaOffice 360° leicht verständlich und an Microsoftprodukten angelehnt ist. Ich muss aber auch sagen, dass wir uns noch immer in einem Lernprozess befinden. Das gilt vor allem für die umfangreichen Funktionen des CAD-Programmes Vectorworks, die wir noch nicht alle beherrschen. Deshalb rufen wir auch immer wieder mal bei KS21 an, um uns den einen oder anderen Tipp zu holen.
Somit haben Sie jetzt nur noch einen Ansprechpartner in Sachen Software?
Ja, und das ist auch gut so. Bei jeglicher Frage, ob sie unsere Branchensoftware betrifft oder das CAD-Programm, können wir bei KS21 anrufen. Die Mitarbeiter dort kennen unsere Firma, unsere Besonderheiten, und können uns schnell und kompetent helfen. Wir bei Büchner Gartendesign werden dadurch effektiver und auch professioneller.
Wenn Sie den Umstellungsprozess im Nachgang betrachten, was würden Sie heute besser machen?
Ich hätte das Projekt Softwareumstellung schon viel früher angehen sollen. Denn wenn ich jetzt sehe, um wie viel besser und professioneller wir im EDV-Bereich arbeiten, frage ich mich, warum sich Herr Köpper und ich so lange mit Kompromissen abgefunden haben.
Herr Büchner, welche Pläne haben Sie für die Zukunft?
In einem GaLaBau-Unternehmen gibt immer Ansätze, wo man etwas besser machen kann. Nicht nur auf der Baustelle, auch im Büro. Dazu gehört auch die Beschäftigung mit Branchensoftware. Allerdings lasse ich mich von EDV-Lösungen nicht geißeln. In unserer Firma steht der Mensch, ob Kunde oder Mitarbeiter, im Mittelpunkt. Wenn ein gutes Computerprogramm uns bei der täglichen Arbeit unterstützt und uns vielleicht auch noch zu mehr Freiräumen für das Privatleben und vorhandene Hobbys verhilft, dann habe ich als Unternehmer bei der Auswahl der Software eine richtige Entscheidung getroffen.
